档案网站建设现状的研究（档案网站建设存在哪些问题）
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关于档案数据库建设问题的探讨
余虹剑
(中国地质调查局南京地质调查中心)
摘要 数字化各种档案的目的是要向社会提供信息服务，这种服务需要一个由档案网络体系、网站、数据库、信息服务系统、档案资源等组成的良好的服务平台做支撑。档案数据库建设就是为数字化了的档案提供服务的资源平台。
关键词 著录 数据库 规范 管理
1 标准化、规范化数据著录
档案数据库属于文献数据库，是档案自动化的重要内容。档案数据库是以系统的方法编排的，并可通过电子方式单独访问的档案数据的集合。[1]档案数据库建设的成功与否，在很大程度上取决于数据库的质量。库中的数据条目必须标准、规范，达到有序、有效，库管理本身是科学合理的，这样的数据库操作性一般较强、使用面也较广。科学实用的档案数据库在建库时，一般都会按照相应的技术标准、管理标准和工作标准，最终形成一个自身的标准，形成规范的档案数字化利用平台。作为一个数字档案馆，应先建立馆藏档案的目录数据库，也是著录数据库，包括全宗级、案卷级、文件级目录，并应注意它们之间的关系。另外，根据本单位的馆藏特色开展档案全文数据库建设。档案全文数据库涵盖面较广，一般含有文本型、图形图像型和多媒体型。目录数据库与全文数据库要实现结构化，促发式。档案目录数据库是档案数据库的基本，它能提供便捷的查询路径，阅览者可根据需要，通过一次输入就能提迹伏亮取阅厅春览者希望查询的结果。提供类似查询前必须建立基础信息数据，这些数据包括档案题名、责任者、来源、页码、分类号、主题词、摘要等，少数包含档案全文。[2]这项工作对著录的内容特征如关键词、题名、项目负责人等著录不详细、标准不统一、索引的档案内容深度广度不够，在检索时就会有误差，出现检索不准确、不全面的现象，在一定程度上会影响档案利用率。可以说，著录标引是否标准规范是影响数据库管理的关键因素之一，这项工作大体上决定着数据结构的合理性，这项工作能完成好是检索系统查全、查准的前提。除档案目录数据库外，档案全文数据库、多媒体档案数据库、Web数据库的建设也必须遵守档案著录、标引等标准的原则要求。
2 建立数据库
现阶段根据有关部门的工作需要和计划，按照内容不同，我们建立的数据库分为成果数据库和科技档案数据库，分别针对地质大调查形成的资料和单位各项目形成的资料、收集来的各项各类资料录入数据条目。该数据库更新到目前已收集的所有合格项目的资料和数据，针对这个数据库还建立了目录级数据库共分两级：第一级是项目大类共552条。第二级是各个项目详细内容条目，截至拟稿更新到第一级第240条记录的具体内容共5836条记录。还有一大半有待继续更新录入。
3 保障数据安全是档案信息数据库的根本
档案数据生成即必须长期甚至永久保存。该怎么保证经过数字化后的档案的原始性，防范这些数字内容不被篡改等，都是建设档案数据库时在安全方面应解决的问题。数据库的参数设定、数据存储方式和位置、数据传输途径、使用等各个环节和整个过程都涉及档案数据库的安全。为防止数据丢失、损毁，避免保密信息流失等事故，又要保障海量信息数据的安全、完整，使日积月累产生和收集来的档案数据能在日后长期得到利用，必须把更新档案数据库安全体系、合乎实际工作需求的管理制度作为数据库建设的关键环节。制定既利于工作又能监管数据出入的防范措施，加强数据运行中的监控和管理，使数据库从建设到利用各环节都万无一失。档案数据库建设时，经常使用技术手段实现权限控制，日常的数据备份必不可少。广义上，权限控制应设置读写控制、数据加密等方面，从实际工作需求出发，一般根据用户类别、部门允许访问范围内(包括阅览、下载等)的目录和档案数据对访问和使用设置可访问层度、控制和监督。防写控制是使信息保真的手段，使得用户只能读取信息，而不能修改、复制，以防止信息被篡改。加密技术可以确保控制档案内容的非公开性。为保证权限姿宽控制的有效性，要在系统中配置使用记录系统，全程跟踪、自动记录使用情况，进行定期检测与维护，还要随着高新技术的发展，引进新的安防技术。
4 档案信息化建设需要切实加强集中统一的管理体制
档案信息化建设的管理体制是从管理制度上保证业务技术的规范、标准和硬软件选用的统一性，使各层次、各专业办公都纳入统一的档案信息自动化系统管理当中，实现集中统一的管理。使其不能各行其是自建系统，从而减少信息分割和资源浪费现象的发生。档案信息化系统的管理体制，要在较强的管理和先进的技术条件下，实行高度集中管理和方便使用相结合的模式。
5 结束语
本文阐述的只限于在档案资料数据库建设中遇到的极有限的实际工作问题。档案数据库建设是一项长期、持久的工作，作为档案管理部门在进行数据库建设时，要有规划地形成数据库产品，一般需要做用户需求分析、本馆状况分析、效益分析等。科学选题，合理规划，循序渐进，杜绝短期行为的发生，形成良性循环，档案数据库建设才能有持久发展的动力。
参考文献
[1]孙淑梅.档案管理与计算机[M].北京：档案出版社，1987.
[2]洪漪编.档案信息组织与检索[M].武汉：武汉大学出版社，1998.
城市建设档案管理现状分析？
城市作为社会、经济发展中心，是各类信息交换、中转和辐射的枢纽。随着信息社会的到来，城市的建设与管理也逐渐呈现出新的态势，如何利用海量信息推动城市的建设和管理，是城市建设规划和社会信息化的研究热点之一。城市建设档案能够系统地记载城市的建设和发展历程，是城市管理的重要依据，因此无论是在城喊扒市建设的初期还是城市发展的稳定期，城市建设与管理档案资料的作用都是至关重要的。
一、城建档案的意义
1.城建档案为城市规划提供依据城市规划是研究城市未来发展、城市合理布局和管理各项资源、安排各项工程建设的综合部署。城市规划是对城市各要素、现状和基本特点等方面进行评估后，对城市的发展作动态预测，进而提出设想并制定实施方案加以论证。城市档案记录着城市建设和发展的详细资料，对城市的规划和再建设有重要的依据作用。城市建设档案是城市基础设施建设和城市管理活动全过程所形成的有效资料，城市布局、市容管理、城区改造中都要以城市建设档案为基础，具体分析城市工程设计、产权产籍等相关问题，以避免在城市建设和管理过程中出现资源浪费和不必要的纠纷。
2.城建档案是城市建设工作的基础现代化的城市建设每天都郑配昌在进行，城市建成及某项工程完成后都会形成第一手资料，对此资料进行分类整理后即形成档案。城市的日常管理和维护都要以城市建设档案为基础来开展工作。如要了解城市地下管道网的铺设走向和埋藏深度，就要获得城市管道竣工图纸，而这类图纸就是城市建设档案。管道铺设图纸是管道改造及新型管道铺建的基础。从城市建设档案的编制形式、体系结构、保存载体和信息内容来看，城建档案不同于一般的文书类档案，它的体系结构多变，内容形式多样，信息内容复杂，是城市建设活动中的专业技术和行业管理信息的积淀。城市建设工作要重视城建档案的基础作用。
3.城建档案是城市管理工作的凭证城建档案是实施城市管理的凭证。城市建设档案主要是城市规划区内所有单位土地征用、租用、划拨、对换等相关档案，城市管理部门依据以上档案内容对已审批的项目进行清理和鉴别。项目审批档案主要包括计划、用地坐标、定点文件、上级审批文件、图纸，调阅项目规划审批档案是对项目的建设和使用情况作基本了解的必要环节。实践证明城建档案是城市管理工作的重要凭证。福建省泉州市作为“海上丝绸之路”的重要城市，其城市建设档案资料全面，内容系统。2003年，泉州市抗震研究小组到泉州市档案馆进行了建筑结构设计资料和工程勘查资料的收集与整理，把握了泉州市各种类型建筑的抗震性能水平，为泉州市抗震防震工作提供了原始凭证。
4.城市建设档案具有一定的法律效用档案不仅有凭证作用，在一定条件下也具有法律效用。同样，城市建设档案可以在法律上作为证据，发挥档案的作用。城建档案的法律效用在房产纠纷中使用较为广泛。由于对相关工程报建批文保管不善或遗失等，单位和个人在办理房地产权证时不能出具有效的法律证明，这时，只有城建档案的规划管理档案能够提供当时建房的法律依据，来证明房产的归属权。
二、国内城市建设档案管理现状
城市发展极大地促进了城建档案与市场间的供需关系，社会对城建档案的利用呈现多元化趋势。本节从政策、城建档案的内容和城建档案的使用情况几方面来论述国内城建档案工作的现状。
1.《中华人民共和国政府信息公开条例》为城市建设档案的管理提供政策支持2008年5月1日，《中华人民共和国政府信息公开条例》正式实施，《条例》第二章的第十一条第（一）款规定“城乡建设和管理的重大事项是重点公开的政府信息”。这一条款包含两层含义，一是城乡建设的档案工作是必要的，各城乡建设部卖衡门要配合城建档案的工作；另外，城建档案要积极为公众提供使用。这一政策规定了城建档案管理的必要性和城建档案的利用价值。
2.城市建设档案服务以城市规划、城市建设和城市管理为主要内容城市建设档案工作涵盖城市所有地上、地下的建筑物以及城市人口、资源、社会、环境、地质信息等。而城建档案的利用群体则比较集中，主要为建设单位、管理单位和业主，建设单位和规划单位使用城市建设档案的目的主要以城市建设和规划为主。国内城市规划业务档案的调阅率较高，建设用地、城市、建设工程、勘测信息、建设工程规划验收资料等都是城市建设档案工作的重点。依据城建档案而进行的城市管理主要是解决城市能源缺乏、用地紧张、交通堵塞和环境污染等城市问题。同时，依据城市档案为个人解决房产登记与利益纠纷也是城市管理的重要内容。
三、城市建设档案管理工作中存在的问题
1.对城市建设档案管理工作认识存在误区对城市建设档案管理工作的认识误区主要来自三方面，一是有关领导对档案的作用缺乏重视，从而忽视了对档案工作的监督和指导。其次是档案工作者自身对档案工作的重要性认识不足，导致工作积极性不高。最后是社会利用城市建设档案的意识薄弱，无论是个人还是团体，在遇到有关城市用地、房产纠纷、城市环境污染、改造等一系列问题时，很少会调用城建档案来帮助解决问题。
2.城市建设档案管理工作不规范目前，国内城市基本都设有城市建设档案管理部门，但由于经济实力、社会条件及人力资源的限制，城市建设档案的管理工作还不尽如人意，存在很多不规范的工作程序。城市建设档案内容收集不全面，没有相应的城市资料移交制度，对档案内容的编研力度小，信息化技术在档案工作中的应用较少。另外，城建档案工作与城建档案的利用衔接不当，影响了城建档案的使用价值。
3.城市建设各部门间沟通不畅给档案管理工作造成不便城市建设档案的原始资料来源广泛，涉及众多部门。部分利用者不具备城建方面的知识或无法准确表达自己的要求，信息的不对称造成了相关部门对档案信息利用不充分。由于专业所限，相关部门对城建档案的建设工作并不了解，对城建档案工作配合不够。城建档案部门对自身的工作宣传不足，忽视与档案资料形成者的合作，这些也是不能得到档案资料形成部门工作支持的原因。
4.城市建设档案的利用较为单一城市建设档案的利用价值丰富，但就目前而言，它的利用目的还较为单一，主要是城市改造、城市管理和房屋产权办理。城市建设档案的价值有待开发，如在城市历史的编撰过程中，城建档案是有效的资料来源；司法取证是城建档案的另一利用方面，近年来，城建市场的贪污腐败、经济纠纷逐年增多，公检法以及律师都需要城市档案作为办案依据。城市建设档案的使用价值并没有得到充分开放，城市建设档案部门要积极开发此类档案的价值，并开展主动服务。
四、加强城市建设档案管理工作
城市现代化进程越来越快，城市建设档案的作用不可忽视，城市档案管理工作亟需加强。城建档案工作不是独立的工作，要注重与城市建设、城市管理部门相协调，把为城市建设和管理提供服务作为出发点和归宿，化被动服务为主动服务。城建档案管理工作要重视对现代化科技的利用，计算机、声像技术的应用能极大地改善城建档案工作的效率和服务效果。而科技的应用离不开专业的档案人才，城建档案部门在引进专业人才的同时，也要对现有工作人员进行技能培训，使档案工作者的专业知识和技能得到不断提高。在无限量的信息中，档案信息作为一种特殊的信息形式具有历史性、系统性和实用性，是社会实践活动的原始记录，系统地反映出事物发展轨迹，对社会发展有不可替代的推动作用。城建档案管理工作要严格依照《城市建设档案管理规定》开展工作，做到“依法治档”，明确城建档案工作对象，形成统一的档案管理办法，使城建档案工作逐步系统化、标准化、法制化。
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新时期地质档案信息资源开发利用趋势
赵 铭
（河南省地质环境监测院）
摘 要 开发利用地质档案信息资源服务集群化产业化，是贯彻落实科学发展观的重要举措，是实现地质工作服务方式顺势而为、与时俱进的重要创新，是对传统服务理念、服务方式和服务能力的重大变革。
关键词 地质档案信息资源 开发利用 新趋势
档案利用工作是发挥和实现档案价值最直接的手段，是档案工作的根本目的和最终归宿，是档案工作永恒的主题。在信息技术高度发展的今天，利用计算机、网络技术，开发利用档案信息资源，是提高档案利用率的必经之路。
近几年国土资源档案信息化程度不断提高，开发利用档案网络信息资源的力度不断加强。数字档案已被提上议事日程，通过大中型关系数据库作为管理平台，对地质档案目录与部分档案实体进行扫描管理，实现从提供机检目录逐步向提供全文扫描件发展；有的档案馆内部通过局域网，实现一个档案馆内部的信息处理与信息共享；许多档案馆依托互联网，建立了档案网站，为地质档案电子文件信息资源提供了公共通道。
地质档案资料是地质工作形成的重要基础信息资源，具有可被重复开发利用、能够长期提供服务的重要功能。目前，地质档案信息资源能发挥的作用与应发挥的作用之间，还存在着一定的差距：资料信息分散，综合研究不够，数字化信息化程度不高，服务渠道不畅，服务能力不强，地扰缓质资料信息的巨大潜在价值未能得到充分发挥。
随着我国社会主义现代化建设事业的不断进步，科学文化事业的日益繁荣，档案开发利用工作也出现了一些新的特点，其中之一就是档案用户对档案部门的服务质量有了更高的要求。他们不仅要求档案部门提供档案原件，而且要求档案部门能编写出他们所需的参考资料；不仅要求档案部门提供原始的档案信息，而且要求档案部门能提供二次档案信息，甚至是深加工的三次档案信息。为了适应这一新的需求特点，目前的档案信息资源开发利用，除了在馆内提供纸质档案阅览的传统方式之外，正在开辟更多的途径让利用者接触档案。已取得成效的开发利用途径大致有：档案查阅、档案外借、档案信息报道、档案陈列和展览、编研服务、情报服务、检索服务、专题服务和咨询证明服务等。
1 建立以用户为导向的信息服务体系
1.1 要有科学的服务对象和内容定位
地质档案部门，在提供地质档案信息服务时，应该针对服务对象和服务内容进行科学定位。尤其是要科学地利用国土资源档案网站，针对不同的服务对象和人群，提供不同的信息服务内容。以社会需求量较大且公众关注度较高的地质档案资源信息为切入点，对馆藏档案信息进行加工，然后通过网站公布，扩大影响。诸如对地质灾害评估、地下水现状研究、地质公园规划、地质灾害预报，这些广大公众关注度较高的热点焦点档案资料信息的宣传与普及。
面对地质工作领域内的专业用户，网站设置信息管理专业专栏提供服务。面对学术研究用户，学术研究者关注对自身研究有用的地质档案信息资源，尤其是这些有用地质档案信息的全面和准确。针对这一特点，网站为其提供便利的信息检索服务。如查档须知系列，可为用户进行档案查询做好前期准备，以节缓搭模省用户大量的时间和精力；档案介绍系列，向用户提供如何使用档案的具体指南，给出相关的背景知识和深入研究的建议。
1.2 为用户设计多样的信息获取方式
为用户设计多样的信息获取方式，能够更加方便用户利用各种类型的地质档案信息资源。比如，馆藏档案枝腔信息资源数据库查询利用服务，网络档案信息资源检索利用服务，在线档案利用咨询服务，档案信息传送服务，以及根据用户特殊要求，提供给用户需要的针对性信息服务，即个性化服务等，充分发挥地质档案信息资源潜在的巨大能量和作用。
1.3 为用户提供强大的信息检索手段
信息检索是信息服务的一种重要手段。为使用户更加方便快捷地获取所需要的地质档案信息，就应为其提供强大的检索工具和方法，为用户提供超强的信息检索手段。目录数据库的建设，能够提供多种途径的档案信息检索。用户可以视个人需要，或系统浏览档案目录，或按主题、时间、档号等特征进行目录查询。信息的多级式目录数据库，提供了多种本地和远程查询方法，给出档案的详细出处。PROCAT联机目录检索屏幕提供了多种检索途径，如自由检索、引导检索、档号检索、简单查询、熟练查询、高级查询等。在高级检索中可以通过设定相应条件，如关键词、日期、主题、专题等，以提高查全率和查准率；采用标准规范的用语，以降低查询难度。
2 建立地质档案信息目录网
建立地质档案信息目录网，便于更大范围用户的档案信息检索。人们可以更加快捷地获取所需的档案信息。对地质资料信息资源进行深度加工和整合，提高地质资料信息的集中度和关联度，形成分布式、多层次、能满足不同需求的地质资料信息服务能力，推进地质资料信息服务产业发展。
（1）加快现有馆藏档案文件级目录数据库建设，满足档案信息检索利用需要的速度，加快现有馆藏档案目录的整理、著录和建库工作。建立档案信息编研成果数据库，通过加强对其使用权限的管理，既保护编研成果数据库的信息安全，也保护编研成果的知识产权。
（2）针对利用需求，对一些重要专题或主题的档案文献，尤其是珍贵的、容易受损的、利用率高的档案文献，积极推进数字化进程，建立全文档案检索数据库，提高档案利用率。定期汇总基层单位利用反馈实例，掌握档案资料利用发展的动向，为政府经济决策提供技术依据。
（3）对新产生的电子文件，要采取积极措施和科学手段，加强对电子文件的管理及开发利用。随着信息技术和电子政务的发展，电子文件将是未来档案信息资源的主要来源。所以，在档案信息资源开发过程中，档案馆直接管理开发电子化的档案信息资源，以及将传统档案信息资源进行数字化处理，以方便保管及开发利用，是现代档案信息资源开发的两种基础行为。
3 建立信息导航服务
信息导航服务使得网络档案信息检索方便快捷，链接网页打开速度快，并且有效，是当今档案资料信息资源开发利用的一种新趋势。
在商品经济快速发展的今天，社会效益和经济效益应该同时并举。特别是在社会公益性档案资料信息资源的开发利用上，应该注重地质档案资源利用效益策略：地质档案部门为档案用户提供档案信息服务时，不仅要考虑经济效益，更要讲究社会效益。一般情况下，包括以下两种档案信息利用服务形式：
（1）免费利用服务。档案网站公开的档案信息资源的免费下载服务；馆藏档案信息的检索服务。
（2）付费利用服务。通过档案网站提供专题档案信息的整合服务，例如，用户通过网站提出一个主题的服务需求，档案馆可根据馆藏提供该主题全面的档案资料，并分类予以整理，再通过网络传递给该用户。这种信息服务需要对档案信息进行加工，而且具有一定研究性，应该属于付费服务。
目前，我国档案信息数字化的进程在不断推进，但某些方面如档案资源在线获取模式、全文获取能力以及资源丰富性等方面，与先进国家档案信息网相比有着较大的差距。因此，我国地质档案网站建设需要以“整合”模式来分层次整合档案信息资源，建立档案信息门户网站，实现跨数据库检索，建立“一站式”信息获取模式。同时，要加快各级各类档案馆档案数字化进程，丰富在线档案资源数据库建设，将开放的不同载体的馆藏资源及时通过互联网向用户传递，并逐步提高档案资源全文获取能力，尤其是全国、各个省、市地县三级联网，把基层档案室储存馆藏的原始的地质、水文、矿山、灾害评估、地下水监测、汛期预报等海量的原始地质档案资料信息进行全文检索扫描、整合并提供利用，充分发挥原始第一手档案的重要作用。同时，保护抢救了基层原始档案损坏、残缺和历史原因造成的损失。同时，我们要做好有关查档的辅助性工作。
当今社会，信息资源的开发和利用水平，已成为衡量一个国家综合国力的重要标志。检验和评价档案工作的标准，不再以其拥有的档案数量来衡量，而是以它为档案用户提供各种形式信息的能力和质量来判断。因此，深入开发利用档案网络信息资源，有效地为档案资源提供最佳的利用途径与条件，已成为档案工作的一个中心任务。以地质档案资源信息服务集群化促进地质资料信息服务产业化发展，以提供公共服务产品为基础，以地质档案资源增值服务为扩展，延长产业链，逐步形成地质档案信息资源服务产业化，为建立服务型国土资源部门和提升宏观调控能力提供有力支撑。
互联网环境下高校档案信息化建设存在的问题及改进方向？
在传统档大启案管理模式影响下，当前一些高校档案管理坦哪工作中存在诸多问题，难以确保查阅档案信息的针对性以及有效性，对档案利用工作也会产生不良影响。
北京大学档案馆
第一，管理思路上存在问题。在以往档案管理工作中，档案管理工作人员并没有对实际情况进行充分考虑，落后的管理观念和保管模式，以及重视保管忽视利用等问题广泛存在，同时相应的管理思想也并未进行及时改进，墨守成规，对国家的档案信息化政策的态度不了解等等，都对档案管理工作的有效性和档案信息化建设造成了严重的阻碍。
第二，不完整的的馆藏档案种类。现阶段一些高校档案管理工作开展时，档案分类单一化是普遍存在的问题，集中表现在缺乏健全的门类（主要是教学类档案，仅少量其他门类档案）和匮乏档案内容（绝大多数是文字资料，图片档案与声像档案资料十分稀少）等，既不利于档案内容的翔实，又致使档案利用率难以提升。
档案分类管理示例
高校档案管理要想焕发生机，就要积极引进现代化管理方式，对先进的信息技术进行科学合理运用，才能更好的保障档案管理工作效率和服务质量逐步提升，也能促使档案管理人员对网络时让仿码代高校档案信息化建设趋势进行认真且全面的思考。
此外，还要建立健全科学有效的档案信息化制度，通过制度约束确保档案管理规范化。把电子文件统一归档工作做好的同时，确保包含归档的范围时间和质量要求等的制度逐步制定；建立完善档案数据库，在档案数字化水平提升上不断努力；基于先进计算机技术，积极建立完善的数据信息库；通过对档案内容的甄别，将档案目录处理工作做好……
从高校馆藏档案信息化角度来说，通过数字化处理模式的应用，借助数字化高效开展编排工作，能够将不同档案类别进行充分明确、分类，促使档案信息化建设水平。
互联网环境下，档案信息化建设飞速发展。当一部分高校还在持观望态度时，已经着手进行信息化建设的高校无疑先一步抓住了时机。
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